公司里開會,你需要知道的那些常識!
1 會議一定要有引領者
會議雖然是團隊的活動,但也要有一個核心,一般來講,會議的核心是串聯(lián)整個會議的主持人。對于小公司來說,會議往往是由經(jīng)理或者主席主持。整個會議都會在經(jīng)理或者主席的引領下開展,最后產(chǎn)生的會議決議也應該對經(jīng)理或者主席等公司高層負責。一個好的經(jīng)理或者主席都會熟悉主持開會的技巧和開會必備的能力,只有這樣,才能在會議中獲得想要的結果。
2 要明確會議的期望
明確會議期望是主持開會的第一個技巧。萬事預則立,不預則廢。經(jīng)理或主席要明白這個道理。除了印發(fā)會議紀要給與會者,在其中強調會議目的,在白板或者投影儀上時刻顯示會議主題以外,經(jīng)理或者主席還要明確告知與會者會議什么時候開始舉行,什么時候結束。最重要的是告訴與會者,你對會議的期望和會議要達成的決議是怎樣的。
3 會議中保持中立,并且善于營造氣氛
會議還有幾分鐘才開始,你環(huán)顧四周,發(fā)現(xiàn)在座的各位好像都很緊張。面對這種情況,作為經(jīng)理或者老板要放寬心,畢竟不經(jīng)常參加會議的員工對突如其來的會議會感到不自然。不管你是不是一個嚴肅的管理者,都可以嘗試緩和一下會議室中凝固的氣氛,你可以講幾個小笑話給大家,或者和他們討論一下晚上的球賽或者最近的電影,說一些生活中的問題,可以有效緩解他們的壓力和對會議的恐懼。
4 會議中的信息要可視化
采用PPT的形式,經(jīng)理或者主席要要求每個演講的人整理自己發(fā)表的內(nèi)容,然后做成PPT在會議前交給會議的組織者。這樣可以一邊展示一邊做演講,幫助其他人理解演講的內(nèi)容。
5 會議要進行總結
會議總結不僅僅在會議達成決議后,在一些大型的會議中,每個階段結束后也要進行總結。除了對會議結論進行總結性評價,還要對每個人的表現(xiàn)做出評價,任務是如何分配的,每個人的責任都有哪些。
6 會議后的跟蹤
會議以后的跟蹤可以讓人更明確會議的效果和得失。一個合格的經(jīng)理或者主席應該在會議以后審視回顧整個會議的過程。會議上發(fā)生了什么事情?在會議上我們達成了什么共識,完成了哪些工作事項?還有哪些問題沒有解決?這些都需要思考,同時對自己在會議上做出自我評估,爭取下次會議有所改進。
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