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接待或拜訪已成為職場人士一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。在接待和拜訪中的禮儀表現(xiàn)，不僅涉及自己的形象，還直接關(guān)系到企業(yè)的形象。所以，接待來訪者的禮儀必須受到重視。

對于來訪者，你應(yīng)起身握手相迎，對上級、長者、客戶來訪，要起身上前迎候。對于不是第一次見面的同事、員工，可以不起身，但不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫時(shí)不能接待來訪者，要安排助理或相關(guān)人員接待客人，不能冷落了來訪者。

來訪者都是因?yàn)橛惺露鴣恚虼艘M量讓來訪者把話說完，并認(rèn)真傾聽來訪者的敘述。對來訪者的意見和觀點(diǎn)不要輕率表態(tài)，應(yīng)思考后再做決定，對一時(shí)不能作答的，要約定一個(gè)時(shí)間后再聯(lián)系。對能夠馬上答復(fù)的或立即可辦理的事，應(yīng)當(dāng)場答復(fù)，迅速解決，不要讓來訪者等待，或再次來訪。

正在接待來訪者時(shí)，有電話打來或有新的來訪者，應(yīng)盡量讓助理或他人接待，以避免中斷正在進(jìn)行的接待。對來訪者的無理要求或錯(cuò)誤意見，應(yīng)禮貌地拒絕，而不要用言語刺激來訪者，以免令其尷尬。要結(jié)束接待時(shí)，可以婉言提出借口，也可用起身的體態(tài)語言告訴對方本次接待就此結(jié)束。

如果你是一名助理，難免會(huì)遇到一些不請自來的“不速之客”。那么，該如何有效地應(yīng)對才能既顯示出我們的禮貌，又不會(huì)因此而影響工作呢？
“不速之客”可能是客戶或同事。我們要根據(jù)其不同身份，采取不同的應(yīng)對措施。


1．領(lǐng)導(dǎo)的上級或客戶來訪應(yīng)該熱情地請他們到會(huì)客室就座，并給他們倒上一杯茶，可以說“您稍等一下，我看一下×××在不在”，并馬上告訴領(lǐng)導(dǎo)，再按領(lǐng)導(dǎo)的指示接待、安排。


2．領(lǐng)導(dǎo)的親朋請他們到會(huì)客室就座，并馬上通知領(lǐng)導(dǎo)，再按領(lǐng)導(dǎo)的指示接待。


3．公司內(nèi)部的管理人員他們?nèi)绻f有急事要見領(lǐng)導(dǎo)的話，你絕對不應(yīng)該這時(shí)候拿腔拿調(diào)，而是要馬上通報(bào)，以免誤事。

4．推銷員這類人員我們可能遇到的最多。這時(shí)候你就要先讓他們稍等，然后打電話給相關(guān)部門。如果相關(guān)部門有意向或是事先有約的話，就要指引他們過去。如果那些推銷員堅(jiān)持要見領(lǐng)導(dǎo)，這有兩個(gè)可能：一是確實(shí)和領(lǐng)導(dǎo)有約；二是從沒約定，只是他覺得見領(lǐng)導(dǎo)可能更益于他的推銷工作，而不去考慮是否因此耽誤了別人的工作（絕大部分都是這種）。這時(shí)候，也沒必要黑臉推辭，可以委婉地讓他們把材料留下，回頭請領(lǐng)導(dǎo)過目。領(lǐng)導(dǎo)如果感興趣，會(huì)及時(shí)主動(dòng)和他們聯(lián)系。


5．客戶有些客戶來訪的問題，是很簡單的，根本不需要領(lǐng)導(dǎo)出面就可以解決。所以，作為助理這時(shí)候就要顯示出“分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作”的本能了。你可以介紹他們?nèi)フ蚁嚓P(guān)部門的主管或相關(guān)人員交涉。你應(yīng)該先替他聯(lián)系一下，然后再向他指明該部門的名稱、位置。如果不好找，最好能引領(lǐng)客人去。


6．其他不速之客這種情況，你就要先請對方報(bào)上姓名、單位、來訪目的等基本信息后，再去請示領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)自己決定是否會(huì)見。